Når du som arbejdsgiver udbetaler løn under sygdom, barsel eller anden fraværsperiode, kan du i mange tilfælde få refusion fra det offentlige. Men hvordan fungerer udbetalingen egentlig, og hvad skal du være opmærksom på for at få pengene udbetalt korrekt og til tiden? Her får du en gennemgang af, hvordan refusion fungerer – og de vigtigste ting, du skal vide som arbejdsgiver.

Hvad er refusion?

Refusion betyder, at du som arbejdsgiver får dækket en del af de udgifter, du har haft til løn under en medarbejders fravær. Det kan for eksempel være, når en medarbejder er sygemeldt, på barsel eller i forbindelse med pasning af alvorligt sygt barn. Refusionen udbetales som kompensation for den løn, du har udbetalt i perioden, hvor medarbejderen ikke har kunnet arbejde.

Refusionen kommer typisk fra kommunen (ved sygdom) eller Udbetaling Danmark (ved barsel og visse andre ordninger). Det er dog dig som arbejdsgiver, der skal søge om refusionen – den kommer ikke automatisk.

Hvornår kan du få refusion?

Der gælder forskellige regler afhængigt af typen af fravær:

• Sygdom: Du kan som arbejdsgiver få refusion for sygedagpenge, når medarbejderen har været syg i mere end 30 kalenderdage. De første 30 dage kaldes arbejdsgiverperioden, hvor du selv betaler lønnen uden refusion.
• Barsel: Her kan du få refusion fra første dag, medarbejderen går på barsel, hvis du udbetaler løn under fraværet. Refusionen svarer til den sats, medarbejderen ellers ville have fået i barselsdagpenge.
• Pasning af alvorligt sygt barn eller nærtstående: I visse tilfælde kan du få refusion fra første fraværsdag, hvis du udbetaler løn under orloven.

Det er vigtigt at kende reglerne for de enkelte ordninger, da både satser og perioder kan variere.

Sådan søger du om refusion

Ansøgningen om refusion foregår digitalt via NemRefusion på virk.dk. Her indberetter du oplysninger om medarbejderen, fraværsperioden og den løn, du har udbetalt. Systemet sender automatisk oplysningerne videre til den relevante myndighed.

For at undgå forsinkelser i udbetalingen er det vigtigt, at du:

1. Indberetter rettidigt. Der er frister for, hvornår du senest skal søge – typisk senest 5 uger efter første fraværsdag.
2. Angiver korrekte oplysninger. Fejl i CPR-nummer, datoer eller lønoplysninger kan forsinke behandlingen.
3. Vedhæfter nødvendig dokumentation. For eksempel lægeerklæring eller barselsplan, hvis det kræves.

Når ansøgningen er sendt, modtager du en kvittering, og du kan følge status på sagen i NemRefusion.

Hvornår får du pengene udbetalt?

Udbetalingen sker, når kommunen eller Udbetaling Danmark har behandlet din ansøgning og godkendt refusionen. Behandlingstiden varierer, men du kan som regel forvente at få pengene inden for få uger efter godkendelsen.

Refusionen udbetales til den konto, du har registreret som virksomhedens NemKonto. Beløbet fremgår af din virksomheds kontoudtog, og du kan se detaljer om udbetalingen i NemRefusion.

Hvis der mangler oplysninger, eller hvis myndigheden har spørgsmål til din ansøgning, kan det forsinke processen. Det er derfor en god idé at holde øje med eventuelle beskeder i din digitale postkasse.

Typiske fejl – og hvordan du undgår dem

Selvom systemet er digitalt, sker der ofte fejl, som kan koste tid og penge. Her er nogle af de mest almindelige:

• For sen indberetning: Hvis du overskrider fristen, mister du retten til refusion for den pågældende periode.
• Manglende dokumentation: Uden korrekt dokumentation kan sagen ikke behandles.
• Forkerte datoer: Sørg for, at fraværsperioden stemmer overens med medarbejderens faktiske fravær.
• Manglende opfølgning: Hvis medarbejderen vender tilbage tidligere end planlagt, skal du opdatere oplysningerne i systemet.

Ved at have styr på disse detaljer kan du sikre, at refusionen bliver udbetalt korrekt og uden unødige forsinkelser.

Gode råd til en smidig proces

• Brug lønsystemets integration: Mange lønsystemer kan automatisk sende oplysninger til NemRefusion, så du slipper for dobbeltarbejde.
• Lav interne rutiner: Sørg for, at HR eller lønkontoret har faste procedurer for, hvornår og hvordan refusion søges.
• Hold dig opdateret: Regler og satser ændrer sig løbende – tjek derfor jævnligt information på virk.dk eller borger.dk.
• Gem dokumentation: Opbevar kopi af indberetninger og kvitteringer, så du kan dokumentere ansøgningen, hvis der opstår tvivl.

Læs også:

Brug din kreditvurdering som spejl: Få indsigt i din økonomiske adfærd

Lån

Din kreditvurdering er mere end blot et tal – den afspejler din økonomiske adfærd og kan bruges som et værktøj til at forstå og forbedre din privatøkonomi. Lær, hvordan du kan bruge den aktivt til at få indsigt og skabe bedre økonomiske vaner.

Økonomisk frihed i seniorlivet: Sådan kan kreditkort give ældre større fleksibilitet

Lån

Som pensionist kan økonomien føles mere fastlåst, men med et kreditkort kan du skabe større handlefrihed og tryghed i din hverdag. Læs, hvordan du bruger kortet som et praktisk værktøj til at bevare fleksibiliteten – uden at falde i gældsfælden.

Rådgivning med perspektiv: Få indsigt i og forstå dine økonomiske vaner

Lån

Dine økonomiske vaner handler om meget mere end tal på kontoen. Lær at forstå de følelser og værdier, der styrer din økonomi, og få indsigt i, hvordan bevidst rådgivning kan hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger og skabe økonomisk ro.

Forbered dig på livsændringer med et solidt budget

Lån

Uanset om du står foran at flytte sammen, få børn, skifte job eller gå på pension, kan et gennemtænkt budget give dig ro og handlefrihed. Få inspiration til, hvordan du planlægger din økonomi, så du er klar til livets store forandringer.

Refusion – en vigtig del af virksomhedens økonomi

Selvom refusion kan virke som en administrativ opgave, er det en vigtig del af virksomhedens økonomi. For mange arbejdsgivere kan refusionen udgøre betydelige beløb over et år, især i brancher med mange ansatte.

Ved at have styr på regler, frister og dokumentation kan du sikre, at virksomheden får den kompensation, den har ret til – og undgå unødige tab.